Organizarea timpului – 6 metode care-ti pot salva pană la 65 % din timpul de lucru

Ieri am oferit un interviu scurt pentru TVR legat de organizarea timpului. Subiect incitant pentru mine, lucrez și la o carte pe această temă 🙂

Nu vă așteptați să găsiți în acest articol idei precum că trebuie să vă scurtați întâlnirile, telefoanele, emailurile sau să prioritizați. Probabil mai știți că trebuie să înveți să spui nu sau că ar trebui să nu mai amâni sau că ar trebui să delegi. Acestea sunt lucruri, pe care am senzația că le știți deja. Practica însă ne omoară. Cele 6 soluții propuse în acest articol sunt practice, testate, aplicabile imediat și ușor de implementat. Totodată implementarea lor rezolvă problema din rădăcină.

Provocarea lansată de TVR a fost așa:

Oamenii au tot mai puțin timp în ziua de astăzi. De ce se întâmplă acest lucru și ce putem face pentru a ne organiza mai bine?

Sintetic vorbind, în viziunea mea, cauzele sunt următoarele:

• Nu avem timp pentru că tehnologia ne predispune secundă de secundă la întreruperi (telefon, e-mail, facebook, alerte, memento-uri, etc.). Gândiți-vă acum 20 de ani, cum era când nu exista acest “cadru” în care să fii întrerupt continuu?
• Nu avem timp pentru că suntem înnebuniți după carieră. Nu mai avem timp la serviciu pentru că lucrurile se schimbă cu o viteză uimitoare, iar neprevăzutul își face loc din ce în ce mai mult în agendă, de fapt da, agenda ne dă peste cap. Nu este o problemă de management, este doar de context. Lucrăm prea mult, încercăm să finalizăm, lucrăm peste program, și fie ajungem acasă prea târziu, fie nu mai avem timp liber, fie pur și simplu nici acasă nu ne putem deconecta.
• Primim un volum uriaș de informații zilnic. Oricât de mult ne ajută creierul și dă ”delete” încă nu suntem pe deplin adaptați din punct de vedere biologic acestei situații.

Și lista poate continua :).

Ce putem face pentru o mai bună organizare a timpului?

Sunt mult prea multe lucruri, metode, strategii, acesta este și motivul pentru care am început cartea, totuși dacă ar fi să mă rezum la acele elemente pe care le-aș recomada din suflet oricui vrea să facă ceva în acest sens, ar fi următoarele 6 sfaturi. Sunt acele metode smart care le puteți face începând de acum :).

6 trucuri  pentru o mai bună organizare a timpului

Atenție, pe cât de simplu ar suna, pe atât de eficiente sunt :).

• Automonitorizare timp de minim 3 zile folosind un jurnal de timp

Acest demers poate fi revelator, am întâlnit atât de multe AHA-uri în decursul acestui proces, încât mi se pare de bază. Iei o foaie de hârtie. Poți să folosești și acest model și-ți notezi minut de minut, tot ceea ce faci, activități, întreruperi, totul. Vreau să vă spun că dacă veți face acest lucru veți câștiga timp cum nu vă inchipuiți. De fapt timp nu câștigați, pentru că ziua tot 24 de ore are. Timpul nu poate fi organizat (chiar dacă am spus asta în titlu), doar activitățile pot fi organizate.

La ce te ajută concret întocmirea unui jurnal de timp:

• La anticiparea volumului de neprevăzute. Oricât ne-am dori de mult, neprevăzutul există. Oricât ne-am chinui de mult, acesta apare și se numește neprevăzut pentru că nu-l putem prevedea, logic. Însă, automonitorizându-ne în funcție de activitatea pe care o desfășurăm, prinși în activitățile zilnice, nu realizăm cât de mult timp ne ocupă. Considerând că nu-l putem anticipa (când suntem de acord cu acest lucru), jurnalul de timp, cum îl numesc eu, te ajută să faci o statistică simplă să vezi în medie cât timp dintr-o zi de lucru este neprevăzut. Acest lucru înseamnă că-l poți anticipa. La mine, doza de neprevăzut este undeva la 2 ore pe zi. Am întâlnit cazuri în care urcă și la 4 ore (uriaș volum :)). După trei zile de automonitorizare, îți vei face o idee câte activități sunt neprevazute în activitatea ta. Te-ai putea întreba la ce te ajută să știi acest lucru. Simplu, te ajută să te organizezi mai bine. De exemplu, dacă ai 1,5-2 ore de neprevăzute zilnic, atunci când iți planifici ziua, ia în calcul că aproximativ 2 ore le vei avea ocupate. Chiar dacă nu știi cu exactitate când, cu ce anume, poți apela la strategii precum: între ora 13 și 15 nu-mi planific nimic pentru a avea timp să mă ocup de neprevăzute :). Știind totodată cât de multă activitate neprevăzută este, poți să-ți faci o planificare corectă a zilei, nu-ți planifici 1000 de lucruri și la sfârșitul zilei te miri că nu ai terminat nici jumătate din ele.
• Evaluarea reală a anumitor activități. Prinși în rutina și în transa cotidiană, percepția ni s-a deformat. Avem impresia că sunt lucruri care le terminăm în 30 de minute, când de fapt ele ne pot lua și 1 oră sau chiar 2. Trecem pe to do list activități la grămadă, și estimăm incorect timpii. Atenție, k=jurnalul de timp, te ajută să stabilești ce faci, oricât ai avea impresia că ști ce faci, nu am întâlnit pe nimeni care să știe cu adevărat. Gândește-te la decolarea sau aterizarea unui avion. Cât este de corect estimarea timpului de aterizare? Ce ar însemna ca de fiecare dată să fie alți timpi, sau erori la toate avioanele de 30 de minute. Timpul zboară, tu ești pilotul, însă pentru a fi pilot bun, trebuie să știi cu exactitate (sau cât mai aproape de realitate) toți parametrii și factorii implicați. La ce te ajută? La planificare corectă și la o mai bună organizare a timpului. Poți organiza doar ceea ce cunoști.
• Identificarea specifică de probleme și soluții. Când vine vorba de timp, nu prea există rețete universale, există însă metode care se potrivesc activității pe care o desfășori și metode care nu se potrivesc. Când vine vorba de timp, de obicei vei identifica, urmare a urmăriri jurnalului de timp, probleme punctuale, la care nu te-ai gândit. Acestea reies doar după ce faci jurnalul de timp. O să vă dau un exemplu din experiența proprie. O acțiune pe care am întâlnit-o aproape la toți oamenii cu care am lucrat, un exemplu pe tema organizării timpului: cititul e-mail-ului. Este drept, e-mailul trebuie citit, însă ce se întâmplă atunci când e-mail-urile sunt citite de două ori? Pierzi timp. De ce de două ori? Simplu, din obișnuința verificării e-mail-ul, primești două e-mail-uri, le citești, însă nu ai timp să răspunzi. În funcție de sistemul de organizare, probabil iți notezi, ți minte sau folosești opțiunile e-mail-ului. Problema unde apare? Neavând timp să răspunzi, revii la activitate, iar mai târziu sau a doua zi vei fi nevoit să recitești din nou e-mail-ul pentru a răspunde la el. Și așa dacă primești să zicem douăzeci de e-mail-uri pe zi, stai 3 minute pe e-mail (și nu e mult), vei costata că ai reușit să pierzi o oră pe zi fără să realizezi. O oră din 8 însemnă mult, plecând doar de la cititul e-mail-ului. Ce ai putea face? Exeptând cazul în care pe e-mail sunt comunicate lucruri la care trebuie să reacționezi rapid, stabilește-ți o dată la 1 oră, la 2, la 3, sau la 4, în funcție de cum iți permite activitatea, să intri pe e-mail să citești și să și răspunzi. Și uite așa vei constata că ai câștigat 1 oră pe zi. Adaptați, personalizați și găsiți soluții în funcție de situație. Sincer, am întâlnit această problemă de la cel mai mare nivel până la cel mai mic, însă devii conștient de asemenea ”probleme” doar după ce-ți faci onest jurnalul de timp, minut cu minut. VeI descoperii cât de multe soluții vei găsi, însă asemenea unui medic bun, înainte de a propune un tratament trebuie să faci cât mai multe analize.
• Identificarea timpilor de așteptare sau de căutare. Acest punct are legătură cu anteriorul, anume identificarea cauzelor reale pentru a te organiza mai bine. Surpriza în multe jurnale de timp a fost dată de timpii de așteptare pentru continuarea unor activități (care te țineau în loc) sau timpii de căutare. cunoscând problema vei găsi rapid soluții punctuale.
• Găsești tipare de pierdere de timp, tipare de bună execuție, flux de procese. Practic știind tot ce faci poți să privești totul ca un proces și să te gândești ce s-ar întâmpla dacă ai inversa anumite procese, unde sunt rupturile, ce-ți mănâncă mai mult timp decât credeai. Poți să grupezi activitățile, poți să te întrebi cum ai putea face mai repede ceva, să te gândești la o automatizare. Aici creativitatea ta își va spune cuvântul. Dacă-ți spun că îți ofer 5 cifre pentru a deschide un seif, s-ar putea să-ți ia zile, sau chiar luni dacă nu-ți dau și ordinea lor corectă. Deci, uneori este vorba de proces și de ordinea în care sunt făcute lucrurile. Se pot aduce economii de timp de până la 20 % doar punând lucrurile într-o altă ordine. [/bullet_block]Jurnalul de timp este izvorul planificării, prioritizării și eficientizării. Nu încerca formule complicate pentru că le încerci degeaba până nu clarifici exact punctul de pornire. De exemplu, dacă vrei să ajungi la Cluj sau la Timișoara, este important unde te afli și poți să stabilești direcția, obiectivele, planul cadru, să anticipezi, să faci tot ce-ți dorești. Încă ceva, din când în când (odată la două, trei luni) reia jurnalul și îmbunătățește și reia procesul. Eficiența va crește utilizând instrumental automonitorizării cu cel puțin 10 % mergând până chiar la 20%. Prin click aici poti descarca si modelul de jurnal de timp pe care eu il folosesc. Îl poți folosi pe acesta sau doar te poți inspira să-ți creezi unul al tău.

  • Scoate din viața ta cât mai multe lucruri neplăcute

  Trăim în era în care to do list-ul  sau stabilirea obiectivelor pare a fi soluția ideală. Trăim în societatea în care a face mai mult și a avea mai mult devin priorități inconștiente. Nu spun că sunt lucruri rele, numai că uneori pentru a obține ceva putem alege soluția contraintuitivă și anume să nu mai facem ceva sau să renunțăm la ceva. O să fac un articol dedicat acestui subiect, însă ideea este simplă: pentru a obține ceva, nu întotdeauna este nevoie să faci ceva ci mai degrabă să nu mai faci ceva. Am putea să-i spunem un not-to-do list, însă este mai mult de atât. Este vorba de acel bâzâit mental, care îți încetinește ritmul. Gândește-te nu doar ce ai putea face în plus ci și ce ai putea face în minus. Frumos :).

  Eu la începutul anului m-am gândit care sunt acele lucruri care stau în calea stării mele de bine. La ce aș putea renunța? Ce aș putea scoate din viața mea să-mi fie mai bine. Și uite așa, am renunțat la relații care mă oboseau, la proiecte care simțeam că nu mă împlinesc, la activități care nu erau necesare dar le inițiam din obișnuință, la schimbarea unor furnizori. Practic, am eliminat aproape tot ce-mi provoca disconfort. Din lista de vreo 15 lucruri, mai am două de scos 🙂

  Nici nu vă puteți imagina cât timp câștigați, însă mai ales de cât stres scăpați. Pentru că atunci când ești mai liniștit te poți concentra pe lucrurile cu adevărat importante, ești mai eficient. Gândește-te că te uiți la emisiunea ta preferată, însă cheful vecinilor nu-ți permite să auzi sunetul cum trebuie. Dai televizorul mai tare, până la urmă vei auzi emisiunea, însă îți va fi și dificil și inconfortabil. Îți crează nervi și o stare de inconfort. Așa și cu lucrurile neplăcute din viață, ne bâzâie undeva în fundal și ne obosesc într-un mod de-a dreptul înfiorător. Așadar, fă-ți o listă cu lucrurile, activitățile, relațiile și obiceiurile care-ți provoacă disconfort. Este drept, nu vei putea scoate tot, însă oricât ai reuși este binevenit, iar ce râmâne te poți gândi la strategii diferite. Vreau să nu mă crezi pe cuvânt, teastează, nu te costă nimic și vei scăpa de o grămadă de probleme și vei obține o mulțime de beneficii. Aici fără a lua în considerare economiile de timp rezultate automat prin eliminare vei face activitățile cu cel puțin 10% mai rapid.

  • Îngrijește-te de energie și apoi de timp

  Când vine vorba de time management sau de organizarea timpului, problema fundamentală de multe ori nu este timpul ci este energia consumată. Atunci când te gândești la o activitate nu mai gândi doar în termeni de minute ci gândește-te în termeni de consum de energie. Ai observat că uneori îți ia 30 de minute să faci un lucru, iar alteori îți ia 1 oră? Același lucru! Fii onest și recunoaște, că atunci când ești într-o stare bună faci lucrurile mai repede, mai eficient și mai bine. Am redactat și un articol despre managementul energiei personale. Cele 13 sfaturi le găsești prin click aici. Dacă tot ai un jurnal de timp poți să analizezi activitățile și din punct de vedere al consumului de energie depus. Sunt lucruri simple ce ne consumă energie peste măsură. Nu vom fi la fel de eficienți în următoarele activități, ne provoacă stres, neplăceri și consumăm mai mult timp.

  Fiind atenți la stările noastre, gestionându-ne stările mai bine, putem face mai multe sau putem pur și simplu economisi timp. Putem alege momente ale zilei în care suntem în starea potrivită pentru anumite activități, prin a scoate anumite lucruri economisim energie, prin a face diferit lucruri economisim energie, prin a le face în ordinea diferită economisim energie. Practic, trebuie să acționați în două direcții: pe de-o parte să vă îngrijiți să vă creșteți prin diferite trucuri nivelul de energie și pe de altă parte să diminuați consumul atunci când nu este necesar. Vedeți si cele 13 sfaturi pentru aplicabilitate imediată. Urmare a acționării în cele două direcții puteți eficientiza în medie cu 20% volumul de muncă depus în termeni de eficiență.

  • Stabilește-ți focusul zilei.

    Unde-ți pui focusul, îți pui atenția, iar unde îți pui atenția ți se duce energia și unde îți pui energia apar rezultatele. Practic conceptul de time management sau de organizarea timpului este înlocuit în acest caz de ceea ce am putea numi managementul atenției. Ei bine, obișnuiește-te să lucrezi cu focusul lunii, focusul săptămânii și cel mai important, focusul zilei. În fiecare zi să-ți stabilești un lucru cu adevărat important de care vrei să te ocupi, să-l finalizezi și să nu intre în categoria urgent, ci mai degrabă important. Focusul zilei îți permite să te ocupi de lucrurile cu adevărat importante și te menține concentrat. Avem prostul obicei de a ne face to do listuri după ce ne verificăm e-mail-ul, după ședinte, după alte multe lucruri diverse administrative. Chiar și atunci când lucrezi cu to do list, înainte de a te apuca să înșiri cele 10 sau 20 de lucruri care le ai de făcut (în principiu se dovedește a fi o listă reactivă) stabilește-ți și trece-ți primul pe listă un lucru proactiv, un lucru cu adevărat important, focusul zilei. Acest focus te va ajuta să progresezi la lucrurile cu adevărat importante, îți va centra ziua, îți va centra energia. Totodată zăbovind mai mult asupra unui lucru, îți vin idei noi și poți chiar depășii un prag în care eficiența îți crește considerabil. Nu mai zic că acest focus al zilei uneori poate fi acel lucru care îl tot amâni pentru că nu este urgent, chiar dacă este important. Ghici ce se întâmplă când amâni? Știi deja, la un moment dat, devine urgent și astfel te trezești că toate activitățile tale sunt urgente și imediat vei fi depășit de situație, creierul tău se agită, îi scade energia, eficiența. Gândește focusul ca un fel de investiție. Practică-l și vei vedea. Poți aduce economii estimative în timpul tău pe lună de 10-15%.

    • Multitasking-ul te blochează sau te încetinește

    Multitasking-ul este unul din cele mai proaste obiceiuri pe care-l are omul modern. Culmea este că se mai și mândrește cu acest lucru. sunt cercetări care arată că multitaskingul reduce performanța cu până la 40%. Creierul nostru, din multe puncte de vedere, seamănă cu procesorul unui calculator. Ați observat că atunci când deschideti multe aplicații, viteza de lucru a calculatorului scade. Nu puține sunt și momentele în care se blocheză. Procedura este simplă, restart și probabil vei deschide doar aplicațiile de care ai nevoie pentru că inițial aveai prea multe deschise, fie de nevoie fie din necesitate. La fel și creierul nostru. Dacă vrei eficiență maximă fă lucrurile pe rând și du-le la bun sfârșit. Uneori multitasking-ul merge până acolo încât, chiar dacă faci lucrurile pe rând, totuși dacă ai multe lucruri începute creierul rămâne conectat la toate lucrurile începute. Singura cale de a te deconecta este fie să termini ce-ai început, fie să replanifici pur și simplu. Cu cât avem mai multe procese mentale neîncheiate cu atât funcționăm mai lent. Simplu, când începi ceva, termină. Nu te întrerupe decât dacă arde. Dacă apare un neprevăzut, pur și simplu poți să-l treci pe o hârtie și să te apuci când termini. Este doar o senzație că făcând mai multe lucruri odată termini mai repede. Realitatea și studiile arată că poți face lucrurile bine, mai eficient, cu un consum mai mic de energie, dacă le faci pe rând. Scuza cea mai des invocată este că e dificil, că activitatea nu permite. În mare parte poate fi adevărat, în realitate râmâne o scuză și nu o soluție. Vei crește eficiența cu minim 10% renunțând cât se poate de mult la multitasking.

    • Hotărăște-te la un singur sistem de organizare

    Acest articol devine prea lung :). Totuși vin și cu acest sfat pentru că am văzut mult prea des această greșeală și anume sistem de organizare multiplu. Adică oameni care folosesc simultan pentru organizare postitu-ri, memento-uri, etichete e-mail, agendă, google calendar, to do listuri. Ce se întâmplă? Iese un balamuc periodic. Te vei încurca în ele, îți vor scăpa lucruri din vedere și vei obosi mintea care va încerca în permanență să conecteze toate sistemele tale de organizare. Nu recomand un anume sistem pentru că în funcție de personalitate și activitate, unele pot funcționa iar altele nu. Știu că tehnologia este tentantă și nu vă descurajez să o folosiți, însă folosiți doar un singur sistem. Folosind sisteme de organizare paralele vei fi mai agitat, și culmea, îți vor scăpa lucruri și trebuie să mai ai grijă fie conștient fie inconștient să pui cap la cap aceste sisteme de organizare. Eu după ce am avut această revelație a sistemului unic de organizare, m-am întors la clasica agendă pe care scriu. Nu spun că este cea mai bună metodă, spun doar că mie mi se potrivește și este eficientă pentru că este unicul sistem. Economia de timp estimativă pe care o poți face în acest caz este de 5 %.

    În concluzie, ai mai sus 6 instrumente cu aplicabilitate imediata. Sunt simple, eficiente, testate, trebuie doar să vrei.

    Știu, uneori situația este dramatică, nu ai timp nici să te organizezi. Așa pare, în realitate cel mai potrivit moment pentru a face pași siguri în această direcție este acum.

    Dacă ai avut răbdare să citești până aici te felicit, iar dacă vei și testa ce ai citit aici te vei felicita singur când vei vedea rezultatele 🙂

    Pentru moment, dacă ți-a plăcut ce ai citit oferă un share mai departe sau lasă un comentariu cu părerea ta!

    cu prietenie,

    Marian Rujoiu

    Dacă ești interesat să afli mai multe lucruri despre Time Management, am creat un curs online de Time Management, disponibil imediat. Click aici pentru detalii curs Time Management.